Een dag in het spoor van de intergemeentelijke archivaris

 

Op 9 juni vierden we Internationale Archiefdag: de dag waarop archiefdiensten, archieven en archivarissen traditioneel in de kijker staan. Je zag toen misschien de berichtgeving van onze intergemeentelijke archivaris Liese verschijnen op sociale media. Hieronder kan je op een meer uitgebreide manier lezen hoe ze de dag in de gemeente Hamme beleefde.  

Liese haar dag ging van start met een overleg met de schepen van erfgoed, patrimonium en archief om een maandelijkse stand van zaken te overlopen. Op de agenda stond onder meer de inrichting van de nieuwe archiefruimte met het bespreken van de adviezen van brandweer en architect inzake brandveiligheid, luchtdoorstroming van de ruimte en de draagkracht van de vloeren en de daaruit voortvloeiende (noodzakelijke) infrastructuurwerken aan de ruimte. Een tweede agendapunt was de recente ontdekking van historisch waardevol archief en het uitwerken van een nieuw inventarisatieproject met behulp van de heemkundige kring.

In het verlengde van de centralisering van het archief en de inrichting van de nieuwe archiefruimte, verricht Liese al een aantal maanden voorbereidend werk door het in kaart brengen en het selecteren van het archief in de verschillende archiefruimtes. Het overige gedeelte van de dag werd dan ook bijna volledig besteed aan deze twee zaken.

In de kelderruimte van de dienst vergunningen, de financiële dienst en de milieudienst fotografeerde Liese de archiefdozen en hun inhoudsomschrijvingen op de rekken: zo kan ze snel en makkelijk van thuis uit de bestaande plaatsingslijst controleren en verder aanvullen. Daarnaast ging ze ook aan de slag in de archiefruimte van burgerzaken waar ze momenteel een heuse selectieronde houdt: aan de inhoudsomschrijvingen in de plaatsingslijst van de archiefruimte van burgerzaken werd namelijk al een concrete bestemming (bewaren of vernietigen) en bewaartermijn gelinkt. Aan de hand van een inhoudelijke controle in de dozen ter plaatse werden deze bewaartermijnen gecontroleerd en gevalideerd. Het resultaat van deze actie is een markering op de dozen en een bijhorende vernietigingslijst die later (van zodra de volledige ruimte doorlopen is) ter goedkeuring aan het Algemeen Rijksarchief en ter kennisname aan het schepencollege en de dienst burgerzaken zal voorgelegd worden. Van zodra deze procedure doorlopen, kan het te vernietigen archief opgehaald en conform de huidige wet- en regelgeving vernietigd worden.

Om haar dag af te sluiten, ging Liese nog op bezoek bij de dienst burgerzaken om een archiefoverdracht te controleren. Vorig jaar werd er namelijk een archiefprocedure met een stappenplan en bijhorende archieflabels voor interne overdrachten naar het archief geïntroduceerd. Het resultaat: het gebruik van de correctie archiefdozen en labels met een duidelijke inhoudsomschrijving, datering, bestemming (bewaren of vernietigen) en vernietigingsjaar (indien van toepassing). Zo kan er naar de toekomst toe aan de hand van de labels sneller en makkelijker extra ruimte gecreëerd worden en hoeven er geen grote, tijdrovende selectierondes meer georganiseerd worden!

 

Delen via:

Gerelateerde berichten